Wann sich der Wechsel vom EOR zur eigenen italienischen Gesellschaft lohnt

Ein Employer of Record ist für den Start in Italien ideal: schnell, ohne Fixkosten, ohne eigene Verwaltung vor Ort. Aber er ist nicht für jede Phase die beste Lösung. Irgendwann kann eine eigene italienische Gesellschaft, meist eine Srl, sinnvoller sein. Für deutsche, österreichische und Schweizer Unternehmen, die gewohnt sind, Tochtergesellschaften im Ausland zu führen, ist die Frage oft nicht ob, sondern wann. Hier sind die Signale.

Signal: Das Team wächst und bleibt  

Solange Sie ein bis wenige Mitarbeiter in Italien haben, ist der EOR fast immer günstiger als eine eigene Gesellschaft mit Gründung, Buchhaltung, Jahresabschluss und Lohnabrechnung. Wächst das Team deutlich und ist es dauerhaft angelegt, verschiebt sich die Rechnung. Ab welcher Größe der Wechsel lohnt, hängt von Ihren internen Kosten und Anforderungen ab, nicht von einer festen Zahl.

Signal: Sie müssen vor Ort Verträge schließen  

Wenn Ihr Team in Italien Verträge mit Kunden abschließen, Rechnungen stellen, ein Lager führen oder an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen soll, brauchen Sie eine rechtliche Präsenz. Mit dem EOR und Vertriebsmitarbeitern, die selbstständig abschließen, entsteht sonst ein Betriebsstättenrisiko. Eine eigene Gesellschaft macht die Präsenz bewusst und planbar. Mehr im Artikel zum Betriebsstättenrisiko .

Signal: Sie wollen direkte Kontrolle über die Beschäftigungsbedingungen  

Mit dem EOR wenden wir den passenden Tarifvertrag an und setzen Ihre Vorgaben um. Wenn Sie eigene Betriebsvereinbarungen, eigene Benefit-Programme oder eine eigene Personalabteilung in Italien wollen, ist eine eigene Gesellschaft der natürliche Rahmen.

Signal: Der Markt ist kein Test mehr  

Viele Unternehmen nutzen den EOR, um Italien zu testen. Ist der Test bestanden, mit stabilen Umsätzen und einer klaren Strategie, passt eine eigene Gesellschaft zur Langfristigkeit.

Signal: Sie haben intern die Kapazität  

Eine eigene Gesellschaft braucht Geschäftsführung, Buchhaltung, Steuerberatung, Lohnabrechnung, Arbeitsrecht und Compliance. Manche Konzerne haben dafür Shared Services, die italienische Gesellschaften mitbetreuen können. Andere müssen das extern einkaufen. Ohne diese Kapazität wird die Gesellschaft zur Last.

Signal: Investoren oder Partner erwarten eine lokale Gesellschaft  

Kunden aus dem öffentlichen Sektor, große Konzerne oder Banken verlangen manchmal einen italienischen Vertragspartner. Auch Förderprogramme setzen oft eine Gesellschaft in Italien voraus.

Signale, dass Sie warten sollten  

• Das Team ist klein oder verteilt.
• Die Strategie für Italien ist noch offen.
• Sie haben keine interne Kapazität für Verwaltung vor Ort.
• Die Mitarbeiter arbeiten in Entwicklung oder Service, nicht im Vertragsabschluss.
• Es stehen größere Veränderungen an, etwa eine Übernahme oder Umstrukturierung.

Wie Sie den Übergang planen  

Der Wechsel vom EOR zur eigenen Gesellschaft ist in Italien gut machbar, wenn er geplant wird:

1. Gesellschaft gründen. Rechtsform wählen, Gründung, Bank, Steuernummer, Registrierungen. Mehr im Artikel Srl oder Zweigniederlassung .
2. Arbeitgeberregistrierungen. Anmeldung bei INPS, INAIL und Steuerverwaltung, Wahl der Lohnabrechnung.
3. Mitarbeiter übertragen. Die Arbeitsverhältnisse werden auf die neue Gesellschaft übertragen, ohne Verlust der Betriebszugehörigkeit. Tarifvertrag und Bedingungen bleiben in der Regel gleich.
4. TFR klären. Fließt die TFR monatlich in Fonds, ist die Übertragung einfach. Wurde sie zurückgestellt, wird festgelegt, wie sie übergeht.
5. Kommunikation. Erklären Sie den Mitarbeitern früh, was sich ändert: der Name des Arbeitgebers, nicht ihre Arbeit oder ihre Rechte.

Wir begleiten den Übergang, übertragen die Mitarbeiter und übergeben alle Unterlagen. Auf Wunsch übernehmen wir danach die Lohnabrechnung für Ihre Gesellschaft, für 55 € pro Lohnzettel.

Was die Kosten wirklich vergleicht  

Ein fairer Vergleich stellt die EOR-Gebühr den laufenden Kosten der Gesellschaft gegenüber: Steuerberatung, Buchhaltung, Jahresabschluss, Lohnabrechnung, Geschäftsführung, Versicherungen, eventuell Büro, dazu die einmaligen Gründungskosten und den internen Aufwand in der Zentrale. Die Arbeitskosten der Mitarbeiter sind in beiden Fällen gleich, sie gehören nicht in den Vergleich. Viele Unternehmen unterschätzen vor allem den internen Aufwand für Steuerung, Konzernreporting und Compliance einer weiteren Tochter.

Ein einfacher Entscheidungstest  

Beantworten Sie drei Fragen:

• Wird das Team in Italien in den nächsten Jahren dauerhaft bestehen und wachsen?
• Muss es vor Ort Verträge abschließen oder eine lokale Präsenz nachweisen?
• Haben Sie die Kapazität, eine Gesellschaft zu führen?

Dreimal ja: Planen Sie die Gründung. Einmal nein: Bleiben Sie vorerst beim EOR und prüfen Sie die Frage jährlich.

Hybride Modelle  

Ein Wechsel muss nicht alles auf einmal betreffen. Manche Unternehmen gründen eine Gesellschaft für den Vertrieb und behalten einzelne Mitarbeiter, etwa in anderen Regionen oder mit Spezialfunktionen, beim EOR. Andere behalten den EOR für neue Märkte, während Italien eigenständig wird.

Fazit  

Der EOR ist der richtige Start, die eigene Gesellschaft der richtige nächste Schritt, wenn Team, Geschäft und Kapazität dafür bereit sind. Der Übergang ist planbar und für die Mitarbeiter ohne Bruch. Einen Vergleich der Modelle finden Sie unter EOR, Gesellschaft oder Freelancer .