Italienischer Mitarbeiter arbeitet in einem anderen EU-Land: was sich für den Arbeitgeber ändert

Ein italienischer Mitarbeiter, der für ein Unternehmen aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz arbeitet, ist selten nur in Italien tätig. Er besucht die Zentrale, unterstützt Inbetriebnahmen beim Kunden in Bayern oder zieht irgendwann ganz nach München oder Wien. Jede dieser Situationen hat andere Folgen. Dieser Artikel ordnet sie.

Zuerst die Art der Veränderung klären  

Vier Situationen sind zu unterscheiden:

• Dienstreise: kurz, mit klarem Zweck, Rückkehr nach Italien.
• Entsendung: ein befristeter Einsatz im anderen Land, danach Rückkehr nach Italien.
• Arbeit in mehreren Ländern: regelmäßig in Italien und im anderen Land, ohne Umzug.
• Umzug: Der Mitarbeiter verlegt seinen Wohnsitz dauerhaft in das andere Land.

Je nach Situation ändern sich Sozialversicherung, Steuer und möglicherweise der Vertrag.

Sozialversicherung  

Innerhalb der EU und im Verhältnis zur Schweiz regeln die europäischen Koordinierungsvorschriften, welches Land zuständig ist. Grundsätzlich gilt das Recht des Landes, in dem gearbeitet wird. Ausnahmen:

• Bei einer Entsendung bleibt der Mitarbeiter für eine begrenzte Zeit in der italienischen Sozialversicherung. Dafür braucht es die A1-Bescheinigung, die vor dem Einsatz beantragt wird. Das gilt auch für Dienstreisen; in Deutschland und Österreich wird bei Kontrollen danach gefragt.
• Bei Arbeit in mehreren Ländern hängt die Zuständigkeit davon ab, wo der Mitarbeiter wohnt und welchen Anteil seiner Arbeit er dort leistet. Arbeitet er einen wesentlichen Teil in Italien, bleibt meist Italien zuständig.
• Bei einem Umzug wechselt die Zuständigkeit in der Regel in das neue Wohn- und Arbeitsland.

Neben der A1 können im Zielland Meldepflichten für entsandte Arbeitnehmer gelten. Wir kümmern uns um A1 und Meldungen.

Einkommensteuer und Steuerabzug  

Steuerlich zählt, wo der Mitarbeiter ansässig ist und wo er arbeitet. Die Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Italien und Deutschland, Österreich und der Schweiz sehen im Grundsatz vor, dass Arbeitslohn im Tätigkeitsstaat besteuert werden kann, mit Ausnahmen für kurze Aufenthalte, wenn der Arbeitgeber nicht im Tätigkeitsstaat sitzt und keine dortige Betriebsstätte die Kosten trägt. Die Details sind im Einzelfall zu prüfen.

Für kurze Dienstreisen ändert sich in der Regel nichts. Bei längeren oder häufigen Einsätzen sollten Sie die Tage zählen und die Situation prüfen lassen. Bei einem Umzug wird der Mitarbeiter im neuen Land steuerpflichtig, und der italienische Steuerabzug endet.

Der Arbeitsvertrag  

Bei Dienstreise und Entsendung bleibt der italienische Vertrag bestehen. Für eine Entsendung sollte eine schriftliche Ergänzung Dauer, Ort, Kostenübernahme und Rückkehr regeln. Im Zielland gelten zusätzlich bestimmte Mindestbedingungen, etwa Mindestlohn und Arbeitszeitregeln, nach den europäischen Entsenderegeln.

Bei einem dauerhaften Umzug passt ein italienischer Vertrag nicht mehr. Dann wird der Mitarbeiter im neuen Land angestellt: direkt bei Ihrer Gesellschaft in Deutschland oder Österreich, oder über einen Arbeitgeber vor Ort. Die italienische Beschäftigung endet mit Endabrechnung und TFR.

Betriebsstättenrisiko  

Ein italienischer Mitarbeiter, der regelmäßig in Deutschland arbeitet, schafft für Ihr deutsches Unternehmen kein Problem, denn dort sind Sie ohnehin ansässig. Umgekehrt gilt: Ein Mitarbeiter einer deutschen Gesellschaft, der dauerhaft nach Italien zieht und dort Verträge abschließt, kann eine Betriebsstätte in Italien begründen. Mehr dazu im Artikel zum Betriebsstättenrisiko .

Praktische Schritte für den Arbeitgeber  

1. Klären Sie früh, welche der vier Situationen vorliegt.
2. Beantragen Sie die A1-Bescheinigung vor jedem Einsatz im Ausland.
3. Prüfen Sie Meldepflichten im Zielland.
4. Zählen Sie Arbeitstage im Ausland, wenn Einsätze häufiger werden.
5. Halten Sie Entsendungen schriftlich fest.
6. Planen Sie bei einem Umzug die Beendigung in Italien und die Anstellung im neuen Land gemeinsam.

Was sich nicht ändert  

Bei Dienstreisen und kurzen Entsendungen bleibt fast alles gleich: der Tarifvertrag, die Lohnabrechnung in Italien, die TFR, der Urlaubsanspruch. Reisekosten werden nach der Richtlinie erstattet, mit den höheren Grenzen für Auslandsreisen. Mehr dazu im Artikel zu Spesen und Reisekosten .

Ein Sonderfall: Homeoffice im Ausland  

Immer häufiger möchten Mitarbeiter einige Wochen aus einem anderen Land arbeiten, etwa bei Familie. Auch das ist steuer- und sozialversicherungsrechtlich Arbeit im Ausland. Einige Tage sind in der Regel unproblematisch, längere Zeiträume sollten vorab geklärt werden. Legen Sie dafür eine einfache Regel fest, statt jeden Fall einzeln zu entscheiden.

Wo ein Employer of Record hilft  

Als EOR beantragen wir A1-Bescheinigungen, übernehmen Meldungen, halten Entsendungen schriftlich fest und begleiten den Wechsel, wenn ein Mitarbeiter dauerhaft umzieht. Sie entscheiden über die Einsätze. Für Techniker, die regelmäßig zu Kunden ins Ausland fahren, ist das Teil des Alltags. Mehr unter Ingenieure und Servicetechniker .