Vom Freelancer zum Angestellten: so wandeln Sie einen italienischen Auftragnehmer um

Viele DACH-Unternehmen beginnen in Italien mit einem Freelancer. Ein Entwickler mit eigener Umsatzsteuernummer (partita IVA), ein Vertriebsmensch, der früher für den Wettbewerber gearbeitet hat, eine Designerin, die “erst mal projektweise” unterstützt. Nach einem Jahr arbeitet diese Person Vollzeit, nimmt an jedem Standup teil und hat eine Firmen-E-Mail. Spätestens jetzt sollte die Umwandlung auf die Agenda.

Warum der Wechsel wichtig ist  

In Deutschland nennt man das Problem Scheinselbstständigkeit. In Italien funktioniert die Logik ähnlich: Entscheidend ist nicht, was im Vertrag steht, sondern wie die Zusammenarbeit tatsächlich aussieht. Arbeitet jemand nur für Sie, nach Ihren Zeitvorgaben, mit Ihren Werkzeugen und unter Ihrer Weisung, können die Behörden das als Anstellung werten. Dann schuldet Ihr Unternehmen die Beiträge und Steuern, die es hätte zahlen müssen, plus Strafen, und die Person kann Arbeitnehmerrechte rückwirkend geltend machen.

Für ausländische Unternehmen kommt eine zweite Frage hinzu: Wer soll in Italien überhaupt der Arbeitgeber sein? Ohne italienische Gesellschaft ist das nicht trivial.

Schritt 1: Die bisherige Zusammenarbeit prüfen  

Schauen Sie ehrlich hin. Wie viele Stunden, wie viele Auftraggeber, wer bestimmt Arbeitszeit und Ort, wer stellt die Ausstattung? Je mehr davon bei Ihnen liegt, desto dringender ist der Wechsel. Halten Sie den Befund intern fest, aber vermeiden Sie Formulierungen, die rückwirkend eine Anstellung belegen.

Schritt 2: Entscheiden, wer anstellt  

Drei Optionen:

• Eigene italienische Gesellschaft: lohnt sich erst bei einem stabilen Team, die Gründung dauert Monate.
• Anstellung durch die deutsche Gesellschaft: möglich, aber Sie müssen sich in Italien als Arbeitgeber registrieren und die italienische Lohnabrechnung selbst organisieren.
• Employer of Record: Wir werden Arbeitgeber in Italien, Sie steuern die Arbeit. Das geht in der Regel innerhalb von etwa 30 Tagen.

Einen Vergleich finden Sie unter EOR, Gesellschaft oder Freelancer .

Schritt 3: Die Vertragsbedingungen festlegen  

Ein Freelancer-Honorar lässt sich nicht eins zu eins in ein Gehalt übersetzen. Der Freelancer hat bisher selbst Beiträge gezahlt, Urlaub nicht bezahlt bekommen und Ausfälle selbst getragen. Als Angestellter erhält er ein Bruttojahresgehalt (RAL) in 13 oder 14 Raten, bezahlten Urlaub, Entgeltfortzahlung bei Krankheit und TFR. Sie tragen zusätzlich die Arbeitgeberbeiträge. Legen Sie fest:

• den passenden Tarifvertrag und die Einstufung;
• das RAL, das für beide Seiten passt;
• Probezeit, oder bewusster Verzicht darauf, wenn die Zusammenarbeit schon lange läuft;
• Vereinbarung über mobiles Arbeiten;
• Klauseln zu Schutzrechten und Vertraulichkeit.

Mit dem Netto-Rechner können Sie dem Kandidaten zeigen, was netto bleibt.

Schritt 4: Den Freelancer-Vertrag beenden  

Beenden Sie den bisherigen Vertrag ordentlich nach seinen eigenen Regeln, mit einem klaren Enddatum, das direkt vor dem Eintrittsdatum liegt. Rechnen Sie offene Leistungen ab. Vermeiden Sie Lücken und Überschneidungen.

Schritt 5: Formalitäten vor dem Eintritt  

Die Einstellung wird am Tag vor Arbeitsbeginn elektronisch gemeldet. Davor brauchen Sie Steuernummer, Bankverbindung, Unterlagen zu Familienstand und Abzügen sowie, wenn nötig, die arbeitsmedizinische Untersuchung. Als EOR erledigen wir das.

Schritt 6: Den Zeitpunkt planen  

Ein Wechsel zum Monatsanfang macht die Abrechnung einfacher. Achten Sie auf die Umsatzsteuer-Situation des Freelancers: Er muss seine eigene Tätigkeit sauber abschließen. Sprechen Sie das offen an; viele Freelancer sind erleichtert über die Sicherheit einer Anstellung.

Schritt 7: Als Mitarbeiter einarbeiten  

Auch wenn die Person Ihr Unternehmen schon kennt: Behandeln Sie den ersten Tag als echten Eintritt. Neue Rolle, neue Regeln, eventuell neue Arbeitszeitmodelle. Erklären Sie Lohnzettel, Urlaubsregelung und Ansprechpartner.

Häufige Einwände des Freelancers  

Nicht jeder Freelancer will sofort angestellt werden. Typische Sorgen sind ein geringeres Netto, weniger Flexibilität und der Verlust anderer Kunden. Gehen Sie darauf konkret ein. Rechnen Sie das bisherige Honorar abzüglich der selbst getragenen Beiträge, unbezahlter Urlaubstage und Ausfallzeiten gegen das neue Netto plus bezahlten Urlaub, Krankheitsabsicherung, Rentenanwartschaften und TFR. Oft ist der Abstand kleiner, als er auf den ersten Blick wirkt. Flexibilität lässt sich über eine Vereinbarung zum mobilen Arbeiten und klare Arbeitszeitmodelle abbilden. Und wer weiter andere Kunden betreuen will, ist vielleicht wirklich selbstständig, dann sollte die Zusammenarbeit auch so gelebt werden.

Kurze Checkliste  

• Zusammenarbeit geprüft und dokumentiert
• Arbeitgeber gewählt
• CCNL, Einstufung und RAL festgelegt
• Freelancer-Vertrag ordentlich beendet
• Eintrittsmeldung und Unterlagen vollständig
• Erste Abrechnung und Kostenplan geprüft

Wenn Sie wissen möchten, was die Umwandlung kostet, rechnen Sie das Gehalt im Kostenrechner durch oder fragen Sie uns direkt .