DSGVO und Mitarbeiterdaten: was Ihre HR-Systeme für italienische Mitarbeiter leisten müssen

Für Unternehmen aus Deutschland und Österreich ist die DSGVO Alltag. Die gute Nachricht: Für italienische Mitarbeiter gilt dieselbe Verordnung. Die weniger gute Nachricht: Italien hat eigene nationale Regeln im Beschäftigungskontext, vor allem zur Überwachung am Arbeitsplatz, und eine aktive Datenschutzbehörde, den Garante per la protezione dei dati personali. Schweizer Unternehmen müssen zusätzlich bedenken, dass die DSGVO für ihre italienischen Mitarbeiter unmittelbar gilt, auch wenn die Zentrale nach dem Schweizer Datenschutzgesetz arbeitet.

Warum ein DACH-Setup trotzdem angepasst werden muss  

Viele Konzerne haben HR-Systeme, die für Deutschland konfiguriert sind: Felder für Steuerklasse, Konfession für die Kirchensteuer, Krankenkasse. Für italienische Mitarbeiter sind diese Felder überflüssig, und überflüssige Daten sind nach der DSGVO ein Problem. Umgekehrt braucht die italienische Abrechnung Informationen, die in Deutschland nicht vorkommen, etwa die Steuernummer codice fiscale und Angaben zu Familienangehörigen für Steuerabzüge.

Prüfen Sie deshalb, welche Daten Ihre Zentrale für italienische Mitarbeiter wirklich braucht. Beim Employer-of-Record-Modell liegen die abrechnungsrelevanten Daten bei uns; Ihre Systeme brauchen oft nur Name, Funktion, Team, Kontaktdaten und Leistungsdaten.

Datenminimierung  

Sammeln Sie nur, was Sie für einen klaren Zweck brauchen. Typische Fragen:

• Braucht die Zentrale das Geburtsdatum, oder reicht die Altersgruppe für Statistiken?
• Braucht das Team-Tool die private Adresse?
• Müssen Gesundheitsdaten überhaupt das Land verlassen? Meist nicht: Krankmeldungen in Italien laufen über INPS, der Arbeitgeber erhält keine Diagnose.

Die Einwilligung ist meist das falsche Werkzeug  

In Deutschland weiß man inzwischen, dass Einwilligungen im Arbeitsverhältnis wegen des Machtgefälles heikel sind. Das gilt in Italien genauso. Stützen Sie Verarbeitungen auf die Erfüllung des Arbeitsvertrags, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen, und nutzen Sie Einwilligungen nur für wirklich freiwillige Dinge, etwa Fotos auf der Website.

Überwachungstools brauchen besondere Sorgfalt  

Hier liegt der wichtigste italienische Unterschied. Das italienische Arbeitnehmerstatut regelt den Einsatz von Werkzeugen, mit denen die Tätigkeit von Mitarbeitern aus der Ferne kontrolliert werden kann. Solche Systeme sind nur unter bestimmten Bedingungen und mit vorgeschriebenen Verfahren zulässig, etwa einer Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder einer behördlichen Genehmigung. Arbeitsmittel wie Laptop und E-Mail sind davon teilweise ausgenommen, aber die Informationen daraus dürfen nur genutzt werden, wenn die Mitarbeiter vorher klar informiert wurden.

Was das praktisch bedeutet:

• Keine Produktivitätstracker, Screenshots oder Keylogger ohne vorherige rechtliche Prüfung.
• E-Mail- und Endpoint-Security-Tools mit klarer, schriftlicher Information an die Mitarbeiter.
• Standortdaten bei Dienstwagen und Diensthandys nur mit Zweckbindung und Information.

In Deutschland denken viele hier an die Mitbestimmung des Betriebsrats. In Italien gibt es keinen Betriebsrat im deutschen Sinn, aber das Verfahren ist ähnlich streng. Mehr dazu im Artikel zu Gewerkschaften und Betriebsrat .

Aufbewahrung  

Legen Sie Löschfristen fest. Lohn- und Beitragsunterlagen müssen in Italien lange aufbewahrt werden, das übernehmen wir als EOR. Für Ihre eigenen Systeme gilt: Bewerberdaten nach einer angemessenen Frist löschen, Leistungsdaten nach Austritt nicht unbegrenzt behalten, Zugänge sofort sperren.

Betroffenenrechte  

Italienische Mitarbeiter haben dieselben Rechte wie deutsche: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch. Stellen Sie sicher, dass Anfragen in Italienisch beantwortet werden können und dass klar ist, ob Ihr Unternehmen oder der EOR verantwortlich ist. In unserem Modell beantworten wir Anfragen zu Abrechnungsdaten, Sie zu Daten in Ihren Systemen.

Datenpannen  

Bei einer Datenpanne gilt die Meldefrist der DSGVO. Zuständig für Italien ist der Garante. Klären Sie im Vertrag mit Ihrem EOR, wer was meldet und wie schnell Informationen fließen. Wir speichern Mitarbeiterdaten auf eigenen Servern in der EU.

Datentransfer in die Schweiz und außerhalb der EU  

Die Schweiz gilt für die EU als Land mit angemessenem Datenschutzniveau, ein Transfer an eine Schweizer Zentrale ist also möglich. Für Tools mit Servern in Drittländern brauchen Sie die üblichen Garantien. Prüfen Sie Ihre Konzern-Tools, bevor Sie italienische Mitarbeiter anlegen.

Rollenverteilung beim Employer of Record  

Im EOR-Modell gibt es zwei Verantwortliche: Wir verarbeiten die Daten für Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung und Meldungen an Behörden, Ihr Unternehmen für die tägliche Zusammenarbeit, Projekte und Leistungsbeurteilung. Diese Aufteilung sollte im Dienstleistungsvertrag und in der Datenschutzinformation für den Mitarbeiter klar beschrieben sein. Für den Mitarbeiter ist es wichtig zu wissen, an wen er sich mit welcher Frage wendet. Vermeiden Sie, dass Abrechnungsdaten unnötig doppelt gespeichert werden: Ihre Finanzabteilung braucht Kosten pro Mitarbeiter, nicht jede Lohnzettelzeile.

Kurze Checkliste  

• Datenfelder für italienische Mitarbeiter geprüft und reduziert
• Rechtsgrundlagen dokumentiert, Einwilligungen nur wo freiwillig
• Überwachungstools rechtlich geprüft und Mitarbeiter informiert
• Löschfristen festgelegt
• Zuständigkeiten zwischen Zentrale und EOR geklärt
• Datenschutzinformation auf Italienisch bereitgestellt

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