Dienstwagen, Handy und Laptop in Italien: was steuerpflichtig ist

Für deutsche Unternehmen ist die Ausstattung von Mitarbeitern Routine: Laptop, Diensthandy, für Vertrieb und Service ein Dienstwagen mit Privatnutzung nach der Pauschalmethode. In Italien funktionieren die Grundprinzipien ähnlich. Die Details unterscheiden sich, und wer sie nicht kennt, erzeugt ungewollt steuerpflichtiges Einkommen für den Mitarbeiter.

Die Grundregel  

Ein Gegenstand, den der Mitarbeiter ausschließlich für die Arbeit nutzt, ist kein Einkommen. Kann er ihn auch privat nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil, der grundsätzlich zu versteuern ist, es sei denn, eine Ausnahme oder Freigrenze greift. Entscheidend ist also, was vereinbart ist und was tatsächlich passiert.

Laptops  

Ein Laptop, der für die Arbeit bereitgestellt wird und im Eigentum des Arbeitgebers bleibt, ist ein Arbeitsmittel. Das gilt auch im Homeoffice. Wichtig ist eine schriftliche Regelung: Wem gehört das Gerät, wer haftet, was passiert bei Austritt? Bei voll remote arbeitenden Mitarbeitern können Sie das Gerät direkt schicken oder wir erstatten den Kauf gegen Beleg. In beiden Fällen dokumentieren wir es so, dass kein steuerpflichtiger Vorteil entsteht.

Handys  

Ein Diensthandy, das nur dienstlich genutzt werden darf, ist ein Arbeitsmittel. Wird private Nutzung erlaubt, ist der private Anteil ein Vorteil. In der Praxis regeln viele Unternehmen das über eine klare Richtlinie. Die bequeme deutsche Lösung, bei der private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte weitgehend unproblematisch ist, lässt sich nicht ungeprüft übertragen. Klären Sie die Behandlung vorab mit der Lohnabrechnung.

Dienstwagen  

Hier ist der Unterschied am deutlichsten spürbar. Auch in Italien wird die Privatnutzung eines Dienstwagens pauschal bewertet, aber nicht nach einem Prozentsatz des Listenpreises. Grundlage ist ein Anteil an einem Standardwert, der sich an einer offiziellen Kilometerpauschale orientiert, und der Anteil hängt von den CO2-Emissionen des Fahrzeugs ab. Elektro- und emissionsarme Fahrzeuge werden günstiger bewertet.

Für Sie heißt das:

• Die Wahl des Fahrzeugs beeinflusst direkt das Netto des Mitarbeiters.
• Der geldwerte Vorteil wird wie Gehalt behandelt und erscheint auf dem Lohnzettel.
• Leasing, Tankkarte und Maut sollten zentral verwaltet werden.

Für Außendienst und Servicetechniker ist ein Dienstwagen oft günstiger als eine Gehaltserhöhung mit gleichem Nettoeffekt. Rechnen Sie das vor dem Angebot. Mehr zu Vertriebsstellen unter Vertrieb in Italien .

Die jährliche Freigrenze für Sachzuwendungen  

Italien erlaubt es, bestimmte Sachzuwendungen bis zu einer jährlichen Grenze steuerfrei zu gewähren. Laut der von uns geprüften Quelle liegt die Grenze 2026 bei 1.000 € pro Jahr im Normalfall und bei 2.000 € pro Jahr für Mitarbeiter mit unterhaltsberechtigten Kindern.

Wichtig ist der Charakter als Freigrenze: Wird sie überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil. Ein Gutschein zu viel kann also den ganzen Vorteil kosten. Ein ausführlicher Artikel zum Thema: Sachzuwendungen und die Jahresgrenze .

Was das für die Lohnabrechnung bedeutet  

Jeder geldwerte Vorteil muss in der Abrechnung erfasst werden, auch wenn er steuerfrei bleibt, denn nur so lässt sich die Freigrenze überwachen. Wenn Sie aus der Zentrale Geräte schicken oder Leistungen buchen, müssen wir davon wissen. Im EOR-Modell sammeln wir diese Informationen monatlich.

Ausstattung im Homeoffice  

Italien kennt das mobile Arbeiten (lavoro agile) mit einer schriftlichen Vereinbarung. Darin sollte geregelt sein, welche Ausstattung gestellt wird, wer Wartung und Ersatz übernimmt und wie mit Kosten wie Internet umgegangen wird. Pauschale Zuschüsse für Homeoffice-Kosten sind nicht automatisch steuerfrei; besser sind dokumentierte Erstattungen oder gestellte Geräte.

Was deutsche Unternehmen oft falsch machen  

Ein häufiger Fehler ist, die eigene Dienstwagenrichtlinie eins zu eins zu übernehmen, inklusive Fahrzeugklassen nach Hierarchie und Listenpreis. In Italien zählt für den geldwerten Vorteil vor allem der Emissionswert, nicht der Preis. Ein teures Elektrofahrzeug kann für den Mitarbeiter günstiger sein als ein günstiger Verbrenner. Ein zweiter Fehler sind Geschenke und Gutscheine aus der Zentrale, etwa zu Weihnachten oder Firmenjubiläen, von denen die italienische Abrechnung nichts erfährt. Sie zählen zur Freigrenze und müssen gemeldet werden. Ein dritter Fehler ist die stillschweigende private Nutzung von Geräten, die offiziell nur dienstlich sind. Wenn die Praxis von der Richtlinie abweicht, gilt bei einer Prüfung die Praxis.

Kurze Checkliste  

1. Entscheiden, ob ein Gegenstand nur dienstlich oder auch privat genutzt wird.
2. Das in einer Ausstattungsrichtlinie festhalten, die der Mitarbeiter unterschreibt.
3. Bei Dienstwagen den pauschalen Wert vor dem Angebot berechnen lassen.
4. Alle anderen Vorteile gegen die jährliche Freigrenze verfolgen.
5. Die Richtlinie prüfen, wenn sich Rolle oder Familiensituation ändern.

Fazit  

Arbeitsmittel sind unproblematisch, sobald sie klar geregelt sind. Bei Dienstwagen und Sachzuwendungen lohnt eine Rechnung vor dem Angebot. Als Employer of Record setzen wir die Regeln in der Abrechnung um und zeigen Ihnen, was der Mitarbeiter netto davon hat. Fragen Sie uns über die Kontaktseite .