Betriebsstättenrisiko: wenn Ihre Mitarbeiter in Italien verkaufen

Wer in Italien einen Mitarbeiter über einen Employer of Record beschäftigt, löst damit das arbeitsrechtliche Problem: Es gibt einen italienischen Arbeitgeber, der Vertrag ist korrekt, die Abrechnung läuft. Eine andere Frage bleibt bei Ihnen: die steuerliche. Kann die Tätigkeit Ihres Mitarbeiters dazu führen, dass Ihr Unternehmen in Italien eine Betriebsstätte hat und dort Gewinne versteuern muss? Bei Vertriebsfunktionen lohnt sich diese Frage besonders.

Was eine Betriebsstätte ist  

Eine Betriebsstätte ist eine feste Geschäftseinrichtung, durch die ein Unternehmen seine Tätigkeit ganz oder teilweise ausübt, oder eine Person, die für das Unternehmen gewöhnlich Verträge abschließt oder deren Abschluss maßgeblich vorbereitet. Das Konzept stammt aus den Doppelbesteuerungsabkommen, die Italien mit Deutschland, Österreich und der Schweiz geschlossen hat, und aus dem italienischen Steuerrecht. Liegt eine Betriebsstätte vor, sind die ihr zuzurechnenden Gewinne in Italien zu versteuern, mit Erklärungspflichten und Buchhaltung.

Der Employer of Record ändert an dieser Frage nichts. Wer formell Arbeitgeber ist, entscheidet nicht darüber, für wen die Person tatsächlich verkauft.

Warum Vertriebsmitarbeiter ein typischer Auslöser sind  

Ein Vertriebsmitarbeiter, der Kunden betreut, Preise verhandelt und Aufträge unterschreibt, handelt für Ihr Unternehmen. Tut er das regelmäßig, kann er als abhängiger Vertreter eine Betriebsstätte begründen, auch ohne Büro. Das Risiko steigt, wenn er:

• Verträge im Namen Ihres Unternehmens unterschreibt;
• Angebote verbindlich abgibt, die die Zentrale nur noch formal bestätigt;
• Preise und Konditionen eigenständig festlegt;
• ein Lager oder Büro nutzt, das Ihnen zuzurechnen ist.

Vorbereitende Tätigkeiten werden anders behandelt  

Nicht jede Tätigkeit ist kritisch. Marktbeobachtung, Kontaktanbahnung, Messeauftritte, technische Unterstützung oder Kundenbetreuung ohne Vertragsabschluss gelten oft als vorbereitend oder unterstützend. Ein Servicetechniker, der Maschinen wartet, oder ein Ingenieur, der in der Entwicklung arbeitet, ist meist unkritisch. Die Grenze ist im Einzelfall zu ziehen, und seit der Überarbeitung der internationalen Regeln wird genauer hingeschaut, ob jemand die “maßgebliche Rolle” beim Vertragsabschluss spielt.

Häufige Fehler  

• Der Mitarbeiter hat eine Vollmacht, “um es einfacher zu machen”.
• Auf der Visitenkarte steht “Geschäftsführer Italien” oder “Niederlassungsleiter”, obwohl es keine Niederlassung gibt.
• Die Zentrale bestätigt jedes Angebot des Mitarbeiters ohne eigene Prüfung.
• Es gibt ein angemietetes Büro mit Firmenschild, das Ihr Unternehmen zahlt.
• Rechnungen und Lieferungen werden über den Mitarbeiter abgewickelt.

Was eine Betriebsstätte bedeuten kann  

Wird eine Betriebsstätte festgestellt, kann Italien Gewinne nachversteuern, Zinsen und Strafen festsetzen und Erklärungen verlangen. Zusätzlich können umsatzsteuerliche Fragen entstehen. Der Aufwand, das nachträglich zu klären, ist hoch. Deshalb lohnt es sich, die Rolle von Anfang an richtig aufzusetzen.

Wege, das Risiko zu steuern  

• Klare Vollmachten. Der Mitarbeiter verhandelt und betreut, der Vertragsabschluss erfolgt durch die Zentrale nach eigener inhaltlicher Prüfung.
• Klare Titel. Funktionsbezeichnungen, die keine Vertretungsmacht suggerieren.
• Klare Prozesse. Angebote werden in der Zentrale freigegeben, Preise in der Zentrale festgelegt.
• Kein eigenes Büro ohne steuerliche Prüfung; Homeoffice oder Coworking sind meist unkritischer.
• Dokumentation. Halten Sie fest, wer was entscheidet.

Wann eine eigene Gesellschaft sinnvoller ist  

Wenn Ihr Vertrieb in Italien wirklich eigenständig verkaufen soll, mit lokalem Vertragsabschluss, Lager und Rechnungsstellung, ist eine eigene Gesellschaft oft der bessere Weg. Dann entsteht die steuerliche Präsenz bewusst und geplant. Mehr dazu in den Artikeln Wann eine eigene Gesellschaft statt EOR und Srl oder Zweigniederlassung .

Besonderheiten für Schweizer Unternehmen  

Für Unternehmen aus der Schweiz gilt dasselbe Prinzip, auf Basis des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen der Schweiz und Italien. Zusätzlich lohnt ein Blick auf die Umsatzsteuer: Liefert ein Schweizer Unternehmen Waren nach Italien, stellen sich Fragen zu Einfuhr und Fiskalvertretung, die von der Betriebsstättenfrage unabhängig sind. Klären Sie beides gemeinsam, bevor ein Mitarbeiter in Italien aktiv verkauft.

Ein praktischer Ansatz  

1. Beschreiben Sie die Rolle schriftlich, mit klaren Grenzen für Vertragsabschlüsse.
2. Lassen Sie die Rolle von Ihrem Steuerberater im DACH-Raum mit Blick auf das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen prüfen.
3. Schulen Sie Mitarbeiter und Zentrale zu den Prozessen.
4. Prüfen Sie die Situation jährlich oder wenn sich die Rolle ändert.

[Review: Aussagen zur Betriebsstätte vor Veröffentlichung von einem Steuerberater prüfen lassen.]

Fazit  

Ein Employer of Record löst die Anstellung, nicht die Steuerfrage Ihres Unternehmens. Mit klaren Vollmachten und Prozessen lässt sich das Betriebsstättenrisiko bei Vertriebsfunktionen gut steuern. Mehr zur Rolle selbst im Artikel zum ersten Vertriebsmitarbeiter .